Posts Tagged ‘rachunkowość’

Wielu ludzi marzy o założeniu własnej firmy- praktycznie większość osób, które znam, w rozmowie jest zawsze zainteresowana własnym biznesem. Na rozmowach się zwykle kończy- ciepły etat w porównaniu z własną działalnością gdzie ma się za wszystko odpowiedzialność i trzeba zadbać o każdą rzecz bo bez nas się nie ruszy wygrywa. Osobom, które tak myślą nie będziemy tłumaczyć, niech trwają w swoim zdaniu a my tymczasem zaczniemy coś robić.
Formalności związane z zakładaniem firmy są znacznie uproszczone- wszystko można załatwić jednego dnia i nie ma z tym problemu. Nawet sama księgowość, która przeraża wielu początkujących biznesmenów nie jest taka straszna- są na nią sposoby. Oprócz wynajęcia wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które zajmie się naszą księgowością możemy również, zwłaszcza w mikro firmach gdzie każdy „grosz” się liczy, przestawić się na księgowość online. Dzięki odpowiednim serwisom możemy w internecie wystawiać odpowiednie druki, w tym faktury, prowadzić księgę przychodów i rozchodów a nawet wysyłać deklaracje podatkowe do Urzędu Skarbowego. Są nawet systemy, które łączą zalety księgowości online z zarządzaniem klientów (systemy CRM). Warto też wspomnieć o tym, że księgowość online jest tańsza niż biuro rachunkowe i z całą pewnością tańsza niż zatrudnienie księgowej. Zalet systemów online jest jeszcze więcej a samo zautomatyzowane i uproszczone fakturowanie jest tylko jedną z wielu funkcji. Warto też poświęcić chwilę i wybrać najlepszy dla nas system księgowości online (jest bardzo duży wybór- wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło „księgowość online” lub „faktura online”.

Czyli o rejestracji on-line itp. Rząd stara się ułatwić obywatelom rejestrację działalności oraz próbuje znosić przeszkody administracyjne co przynosi zmiany np. od lipca tego roku nie będzie wymagane okazywanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji oraz KRS- urzędnik nie będzie mógł nawet wymagać zaświadczeń pochodzących z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności, która ma zastąpić ewidencje gminne. Nowelizacja ustawy zniesie także wymóg przedstawiania oświadczeń dotyczących nadania numerów NIP oraz REGON, ponadto, co ciekawe, zrezygnowano również z poświadczeń o niekaralności (ale tylko wtedy kiedy dany organ może takie informacje uzyskać sam). Dzięki temu czas przeciętnego obywatela lub przedsiębiorcy jest oszczędzany, procedura trwa szybciej itp.
Ponadto istnieje propozycja aby zamiast oryginałów wielu dokumentów, które musimy składać w urzędach była możliwość składania ich kopii (nawet bez urzędowego poświadczenia)- taki krok wydaje się logiczny i jest ewidentnym skierowaniem spraw w dobrą stronę.
Głównym założeniem ustawy o znoszeniu barier administracyjnych jest przede wszystkim zamiana wielu zaświadczeń na zwykłe oświadczenia danego obywatela tudzież przedsiębiorcy- można sobie wyobrazić jak wiele czasu i pieniędzy to zaoszczędza. Warto nadmienić, że zniesieniu podlega ok. 8,5 miliona (!) zaświadczeń (wg. danych komisji sejmowej „Przyjazne Państwo’).
W ustawie tej znajdują się również przepisy dotyczące przekształcania spółdzielni pracy oraz wprowadzenie instytucji leasingu konsumenckiego jak i również obniżenia kosztów sądowych związanych z dokonaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców.

Wiele osób zadaje sobie pytanie- czy warto rozpoczynać samodzielną działalność gospodarczą? Potencjalni przedsiębiorcy zwykle są wystraszeni gąszczem przepisów, w których trzeba się zorientować (chociaż teraz nie wygląda to już tak źle jak kiedyś), możliwym brakiem zleceń i przede wszystkim, odpowiedzialnością finansową za ewentualne zobowiązania. Oczywiście są wady i zalety takich rozwiązań- wszystko zależy od danej osoby, znakomita większość jednak mogłaby sobie poradzić ale zwykle lepszą perspektywą wydaje się ciepły etat w firmie- choć nie daje satysfakcji i oferuje mniejsze pieniądze. Jak rozpocząć przygotowania do takiej formy samozatrudnienia? Najlepiej jest zacząć pracując jeszcze na etacie- po pracy wykonujemy umowy o zlecenie. Nie jest to możliwe w każdym wypadku, często praca na etacie jest na tyle stresująca, absorbująca i męcząca, że nie jesteśmy w stanie zrobić cokolwiek po godzinach a co dopiero pracować. No cóż, pozostaje wtedy nie wiele opcji- praca podczas urlopu bądź odejście od firmy dla własnego biznesu. Czasami trzeba podjąć trudną decyzję ale to już zależy od każdego z nas. W działalności gospodarczej chodzi o rozwój a ciężko o rozwój tkwiąc na etacie. Co można jeszcze zrobić aby przygotować się do samozatrudnienia? Można przeanalizować rynek- sprawdzić czy nasze usługi bądź towary w udostępnianej przez nas jakości i ilości znajdą klientów na rynku lokalnym lub takim, na którym będziemy je udostępniać. Analiza rynku jest również ważnym elementem biznes-planu.

Zanim zaczniemy na dobre rozkręcanie się naszej działalności warto wykonać szereg zabiegów, które uzmysłowią nam strukturę rynku, na którym chcemy działać. Pamiętajmy, że nie warto „porywać się z motyką na słońce” czyli po prostu przeceniać swoich możliwości w starciu z konkurencją. Również trzeba myśleć o przyszłości konkurencji- to że w tej chwili nasza firma jest górą nie zapewnia przodowania w przyszłości, jeśli jesteśmy jedyną firmą w okolicy, która oferuje tego typu usługi możemy być pewni, że prędzej czy później pojawi się konkurencja. Po zbadaniu rynku działalności będziemy mieli pogląd na możliwości naszego przedsiębiorstwa- pamiętajmy też, żeby starać się oceniać swoje szanse obiektywnie, zapominając o tym popełniamy błąd. Dobrym pomysłem jest sporządzenie biznesplanu- dzięki temu dowiemy się dużo o swoim pomyśle oraz jego przyszłemu umiejscowieniu na rynku. Biznesplan może okazać się również przydatny gdy będziemy się starać o dofinansowanie np. z Państwowej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości- wtedy jednym z podstawowych kryteriów jest ocena biznesplanu.
Jeśli masz wybór rynku, na którym będziesz działać (np. w kraju i za granicą, lokalnie lub w całej Polsce bądź województwie) być może warto zastanowić się na działaniem na wszystkich możliwych płaszczyznach- nie warto się zamykać bo takie działanie (np. skupianie się tylko na jednym kliencie albo na jednym zleceniu, czy też branie zleceń jedynie polskich a ignorowanie ofert zagranicznych) często jest początkiem końca firmy.

Czy słyszałeś o przypadkach zamykania działalności i bankructwa firm, które były spowodowane błędami lub zaniechaniami urzędniczymi? Wiele takich przypadków miało miejsce. Nowe zmiany w prawie mają ustanowić ustawową odpowiedzialność urzędników za wydane nieprawidłowe decyzje oraz rażące zaniedbania. Dzięki zmianom w ustawie postępowanie wyjaśniające będzie przeprowadzana w każdym przypadku gdy decyzja zostaje uchylona lub zostanie stwierdzona niezgodność danej decyzji z prawem. Wg. ustawy urzędnik osobiście odpowiadać będzie za rażące naruszenie prawa jeśli na rzecz ponoszącego szkodę zostało wypłacone odszkodowanie.
Warunkiem odpowiedzialności danego urzędnika jest właśnie przyznanie danemu przedsiębiorcy odszkodowania (przy czym nie jest istotne czy szkoda wynikła z działania lub zaniechania urzędnika).
Jeśli zostało zapłacone odszkodowanie to proces toczy się automatycznie- w ciągu 14 dni od zapłaty odszkodowania osoba kierująca daną jednostką, która zapłaciła odszkodowanie musi przesłać wniosek o wszczęcie postępowania wyjaśniającego do prokuratury (wraz z aktami sprawy), po zapoznaniu się z aktami sprawy i odpisem prokurator wytacza danemu funkcjonariuszowi sprawę cywilną.
Urzędnik będzie miał ograniczoną odpowiedzialność majątkową- będzie jednak ona wynosiła równowartość rocznego wynagrodzenia. W wypadku działania umyślnego, bądź umyślnego zaniechania działania taki funkcjonariusz publiczny będzie miał odpowiedzialność majątkową do wysokości odszkodowania zapłaconego przez jednostkę terytorialną bądź też Skarb Państwa.

Pierwszym warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia jakiejkolwiek działalności w kierunku otworzenia własnej firmy jest przede wszystkim pomysł na działalność gospodarczą. Nie wystarcza sama chęć- to musi być coś co się dobrze sprzeda i na co będzie miejsce na rynku, w którym mierzymy. Gdy zgłaszamy działalność do KRSu i Ewidencji Działalności Gospodarczej musimy wskazać rodzaje czynności jakie będziemy wykonywać na podstawie symboli Polskiej Klasyfikacji Działalności dobrze zatem wybrać profile lub kilka profili działalności już wcześniej. Co musimy wiedzieć aby dobrze ocenić czy nasza firma utrzyma się? Należy przeprowadzić analizę rynku, w którym będziemy działać- jeśli będziemy działać lokalnie- np. konserwować meble upewnijmy się czy rynek w naszej miejscowości nie jest nasycony tzn. czy takich usług nie oferuje już zbyt wielu przedsiębiorców w okolicy. Trudniej jest zbadać rynek gdy zasięg naszych usług ma z definicji być większy np. grafik komputerowy może przyjmować zlecenia z całej Polski a nawet z całego świata ponieważ jest to praca, która można wykonywać w całości zdalnie. W takim wypadku trzeba przeanalizować czy nasze zdolności będą wystarczające aby zapewnić sobie odpowiednią ilość zleceń bo konkurencja z pewnością będzie duża. Dobrze jest również wziąć parę zleceń na umowę zlecenie i na tej podstawie zorientować się w wymaganiach klientów oraz pojemności rynku.
Co również jest ważne podczas otwierania działalności oraz staraniu się o dofinansowanie dla naszej firmy to odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie, wykształcenie i wszystko co może wpływ na powodzenie naszego interesu- gdyż pod tym kątem będą nas oceniać komisje przyznające dotacje.

„Nie zapłacę za coś co mogę mieć za damo”. Taka maksyma często towarzyszy skąpym przedsiębiorcom. No cóż, nie chcę być złośliwy ale niestety takie podejście do sprawy niewiele ułatwia, dużo utrudnia i najprawdopodobniej przyniesie straty. Jeśli znasz takiego człowiek to wiesz ciężko z nim rozmawiać o kosztach, nawet takich które są niezbędne. Co dopiero jeśli taki człowiek usłyszy, że księgowa potrzebuje programu komputerowego, który kosztuje 1000 złotych lub więcej. W końcu może prowadzić rachunkowość na papierze albo wykorzystać alternatywny program za 10 złotych. Byłem świadkiem takich sytuacji i jeśli nie dało się przekonać osoby decydującej i podjęto decyzję o używaniu taniej alternatywy to zwykle nie trwało to zbyt długo. Większość przedsiębiorstw, jeśli tylko rozwijają się, potrzebuje oprogramowania zdolnego do rozwoju. Gdzie w darmowym programie częste aktualizacje, budowa modułowa, stabilność, wsparcie i wiele innych? Zwykle nie zaznamy żadnego z tych luksusów. W Polsce działa wolny rynek więc jeśli mamy jeden produkt tańszy a drugi droższy to należy podejrzewać, że tańszy odpowiednik nie będzie miał wszystkich cech droższej wersji (oczywiście są wyjątki). Na darmowe programy możemy się decydować jeśli samodzielnie prowadzimy małe przedsiębiorstwo i chcemy sobie ułatwić np. fakturowanie. Wtedy ma to sens i po są takie programy tworzone. Nie oczekujmy jednak, że darmowe rozwiązania hobbystycznie stworzone przez programistów-zapaleńców podołają zadaniom w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Powszechnie wiadome jest, że te przedsiębiorstwa, które zajmują się sprzedażą wysyłkową (prowadzoną głównie do osób fizycznych nieprowadzących działalności) mają nałożony obowiązek do ewidencjonowania swojej sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Są jednak wyjątki od tej reguły. Dotyczą one sytuacji gdy opłata za dany towar zostanie dokonana za pomocą poczty, banku bądź spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz z dokumentacji, która zostanie sporządzona podczas takiej transakcji będzie można jasno odczytać dane nabywcy oraz dokładny opis towaru jakiego taka transakcja dotyczyła. Prawo przewiduje jednak, że do tej zasady nie mogą się stosować sprzedawcy wysyłkowi, którzy sprzedają m.in. wyrobów tytoniowych i części wyrobów alkoholowych, sprzętu radiowego i telewizyjnego oraz innych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Uwaga, należy nadmienić, iż w wypadku gdy dane przedsiębiorstwo, które zajmuje się sprzedażą wysyłkową skierowaną do osób fizycznych, które z kolei nie prowadzą własnej działalności gospodarczej jest zobowiązane do stosowania przy ewidencji kasy rejestrującej to jest również zobowiązane do wystawienia odpowiedniego paragonu lub, na żądanie, faktury VAT.
Należy zatem pamiętać, że jeśli prowadzimy sprzedaż wysyłkową musimy do wysyłek dodawać paragonu z kasy rejestrującej- zaniechanie wydawania paragonów może skutkować (gdy zostaniemy poddani kontroli) mandatem karnym, którego kwota różnicuje się na poziomie od 100 zł do paru tysięcy złotych.